Ao longo dos últimos anos, tem vindo a verificar-se um aumento do investimento das organizações em soluções tecnológicas que possibilitam a diminuição real do tempo e custos associados à execução de processos, consubstanciadas em tarefas repetitivas, de baixo valor agregado e sujeitas a erros humanos.
Neste contexto organizacional, Robotic Process Automation (RPA) pode e começa a desempenhar um papel cada vez mais relevante nas diversas áreas de uma organização, sejam estas mais de negócio ou mais de backoffice.
Assim, RPA, através da implementação de robots, é mais uma peça neste puzzle complexo, mas cujos limites estão bem determinados. Em primeiro lugar, um robot é uma unidade de tempo, materializada num software, que permite a realização de atividades 24×7 durante 365 dias, e que replica ações de um ser humano, interagindo com a interface do utilizador de um ou vários sistemas de informação (ex. uma página web, email, ferramentas office, …), não se trantando por isso de uma solução invasiva das aplicações existentes.
Deste modo, à medida que cresce o número de robots nas organizações, as mesmas passam a ter nos seus robots uma força de trabalho adicional.
Em Portugal, temos visto diferentes motivos nos vários clientes que já utilizam RPA para fazer crescer esta força de trabalho digital, desde o aumento da eficiência dos processos até ser uma alternativa ao moroso processo de recrutamento.
Também temos visto e participado em diversos modelos de implementação de RPA, desde iniciativas estanques a uma Direção até programas transversais a toda a organização.
Não existe um modelo standard e válido transversalmente ao mercado. Cada programa de RPA deve responder ao estado específico de maturidade de cada organização e aos seus próprios requisitos internos. No entanto, a everis tem ajudado a responder a um conjunto de questões que considera chave para o sucesso deste tipo de programas:
· Para que servirá RPA na minha organização? Aumentar a eficiência de processos, reduzir a fatura com externalizações, controlar o conhecimento de processos que externalizei ou outro? A que escala é possível fazer o crescimento? A que ritmo de robotização?
· Que modelo de organização do programa RPA devo escolher? Centralizado ou descentralizado? Quem deve estar envolvido? Que responsabilidades cada área deve ter? Quem decide? Quem supervisiona? Quem gere a mudança? Qual o modelo operativo para implementar e controlar os robots?
· Por que que áreas e processos devo começar a robotizar? Quais são os processos mais críticos e os mais urgentes ou com maior custo associado? Começo por testar um pequeno processo em formato Proof of Concept ou por ir encontrar as grandes eficiências antes de começar a robotizar? Como construo o modelo de ganhos estimados e que mais tarde devo monitorizar/ rastrear face ao estimado?
· Que software devo utilizar? Um em exclusivo ou devo testar vários para verificar qual melhor se adequa aos meus requisitos? Que users e perfis devo ter ou criar? Específicos para o robot?
· Que ambientes devo ter? Que infraestrutura física de suporte? Descentralizada ou Centralizada? Monitorizada e controlada pela área de Sistemas de Informação?
· Internalizo ou externalizo o desenvolvimento dos robots? Pretendo ficar autónomo? Se externalizar, assento em um ou mais fornecedores?
· Tenho os perfis adequados na minha organização para implementar este programa de RPA? Se internalizar a robotização que formação preciso para os perfis adequados?
· Que reporting desejo obter sobre o trabalho desta força laboral digital?
Responder a estas questões é crucial, independentemente do estado de maturidade de cada organização. Com base na nossa experiência, as mesmas serão necessárias responder, mais cedo ou mais tarde.
Estamos, no entanto, convencidos que esta tecnologia não invasiva dos sistemas atuais será cada vez mais uma realidade presente no dia-a-dia das organizações portuguesas. São muitos clientes que olham para esta tecnologia como o próximo passo na busca de maior eficiência e que já estão a implementar RPA.
