PASSO 1
Defina o seu destinatário
Para quem vai escrever? Esta é a pergunta central à qual deve responder antes de começar. É em função de quem nos lê que escolhemos as formas de saudação e despedida adequadas, o registo linguístico apropriado, bem como as palavras certeiras e eficazes com vista a alcançarmos os resultados que desejamos. Porque escrevemos sempre com uma intenção, certo? Conhecer o nosso interlocutor é, portanto, o primeiro passo para escrevermos um e-mail eficaz.
Muitos e-mails estão, logo à partida, condenados ao fracasso porque deixamos a tinta correr ao sabor da emoção (e da pressa…) e esquecemo-nos de um aspeto essencial: escrever para um colega não é o mesmo que escrever para um chefe, nem para alguém que não conhecemos.
Escrevemos para quem nos lê e é isso que temos de ter sempre em conta. Sempre.
PASSO 2
Escolha a fórmula de saudação adequada
Se não conhece a pessoa para quem está a escrever, então opte pela fórmula de saudação mais formal “Ex.mo Senhor”, associada ou não a um título académico ou honorífico.
Se escrever para um interlocutor que conhece, mas com quem não tem confiança nem intimidade, poderá usar as fórmulas “Prezado ou Caro”. Se, pelo contrário, conhece bem a pessoa para quem escreve, poderá saudá-la com um caloroso “Bom dia, como está?”. Não se esqueça de que, a seguir a qualquer fórmula de tratamento, é sempre delicado escrever o primeiro e o último(s) nome(s) da pessoa.
Quer se opte por um tratamento mais formal ou menos formal, é unânime que todos nós gostamos de ser tratados pelo nosso nome.
PASSO 3
Diga muito em poucas palavras
Um e-mail eficaz é aquele que consegue captar a atenção do leitor logo no primeiro parágrafo. Portanto, nunca comece o seu texto contando a história emblemática da empresa ou as conquistas dos anos anteriores, pois arrisca-se a ser ignorado. Toda a gente que recebe um e-mail quer ser informada sobre o teor do mesmo, logo no primeiro parágrafo, satisfazendo a curiosidade do “para quê?”. Portanto, vá direto ao assunto e deixe-se de suspense.
O que pretende com o seu e-mail? Informar? Pedir alguma coisa? Vender um produto ou um serviço? Use o verbo central logo no primeiro parágrafo: “Venho informá-lo de que…”; “Venho solicitar-lhe…”; “Vimos apresentar-lhe…”.
Outro conselho precioso: siga à risca a velha máxima “menos é mais”: poucas palavras, simples e reconhecidas por todos, frases curtas, voz ativa, texto curto e conciso. Conseguirá um maior impacto com o seu e-mail se respeitar esta máxima. Textos longos e demasiado palavrosos são a desculpa perfeita para o leitor desistir da leitura, por isso, se deseja captar a sua atenção do princípio ao fim, seja claro, breve e objetivo.
PASSO 4
Faça uma revisão atenta da sua mensagem
Pode até escrever o seu e-mail a contrarrelógio, desculpando-se com a falta de tempo ou, pelo contrário, orgulhando-se das suas competências de escrita; mas siga este conselho: não ceda à tentação de clicar na tecla “enviar” sem antes reler tudo com olho clínico. Uma revisão atenta do que escreveu tem um objetivo precioso: mostrar ao leitor que houve cuidado e esmero na composição do seu e-mail. Ele sentir-se-á honrado, acredite!
Um e-mail sem gralhas, sem erros ortográficos, gramaticais, de pontuação e com uma imagem global impecável revela bons atributos sobre quem o escreveu e também sobre a instituição ou a empresa que representa.
Se queremos passar uma imagem altamente positiva ao nosso interlocutor, o nosso e-mail deve espelhar um elevado padrão de excelência para conseguirmos os resultados que desejamos.
