A aquisição de um ERP é uma das mais importantes decisões numa empresa. Porque assim é, os decisores têm em mãos uma oportunidade única que nem sempre é fácil.
Este artigo pretende ser um manual de instruções rápido para o apoiar nas perguntas certas, no momento certo, às pessoas certas. Trata-se de um guia desenvolvido por uma das mais reconhecidas software house em Portugal, a ARTSOFT.
Por essa razão, se está a ponderar adquirir um ERP, considere este artigo como um testemunho único de especialistas com mais de 35 anos de experiência no apoio à gestão empresarial.
Comecemos então pelo mais importante: o comprometimento. A sua empresa tem de estar preparada para um compromisso e uma parceria de confiança com entidades externas: a consultora e implementadora do ERP e a própria software house.
De seguida, é necessário identificar as necessidades. E aqui, mesmo que estas comecem num departamento em específico, facilmente se tornam escaláveis a toda a empresa.
Por isso, há que identificar junto de todos os departamentos e stakeholders quais os requisitos e necessidades que irão conduzir à seleção do ERP certo.
Estes são os dois passos essenciais:
- Atribuir uma responsabilidade a cada stakeholder de departamento;
- Definir requisitos concretos, específicos e objetivos. Depois de envolver estes responsáveis vai com certeza ter uma extensa lista de requisitos que deve ser dividida destacando os prioritários.
Se a sua empresa tiver menos de 10 colaboradores, deve adaptar à sua dimensão. Neste caso dois colaboradores serão suficientes pois poderá contar com o apoio dos consultores do ERP.
No caso do ERP ARTSOFT estamos desde o primeiro momento disponíveis para ajudar os empresários a identificar os requisitos necessários para que o software seja uma resposta completa às necessidades da empresa.
Depois, estes são os passos que deve seguir:
- Prospeção e contacto;
- Enviar a lista de pré-requisitos do ERP;
- Solicitar reunião ou demonstração à medida;
- Reunião e demonstração;
- Confiar sim, mas verificar também.
Uma pesquisa rápida dá-lhe alguns nomes de software houses em Portugal, navegue pelo site de cada uma, veja cada ERP e que soluções este disponibiliza e peça informações a pelo menos três empresas. Ao agendar reunião vá munido da sua lista de pré-requisitos anteriormente elaborada ou, caso ainda não tenha, peça apoio à software house.
Chegando à demonstração, a recomendação é só uma: certifique-se que as empresas contactadas conhecem os critérios que irão conduzir a sua decisão de aquisição do ERP e que estes serão abordados na reunião. Defina com a equipa um script de questões para que nada fique por perguntar.
Só desta forma poderá proceder a uma análise correta. Prepare-se agora para decidir pelo ERP certo e pelo início da parceria com a empresa consultora que escolheu, e saiba que uma implementação pode demorar 10 dias, 20 dias, um mês, três meses ou mais. Tudo depende dos requisitos e do que foi estabelecido no contrato.
O conselho que damos nesta fase é: não prefira uma implementação rápida se isso significar falhas de parametrização e regras de negócio por falta de informação que se esqueceu de partilhar com a consultora que o está a apoiar.
Finalmente, preocupe-se em agendar formação para a sua equipa e não tenha problemas em pedir ajuda à consultora na definição de novos processos de trabalho.
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