Durante o dia, a produtividade de cada pessoa está sujeita a oscilações. Durante o período de baixa de produtividade está-se a trabalhar contra o ritmo biológico: maior esforço e desgaste para conseguir os mesmos resultados.
Regra geral o ponto máximo de produtividade é alcançado durante a manhã (este nível já não é alcançado durante nenhum outro momento do dia).
A seguir ao almoço verifica-se uma baixa natural de produtividade (o processo digestivo estará a consumir uma boa parte da energia). Passada essa quebra, os níveis de produtividade tendem a ir em crescendo até quase no final do dia.
A partir daí a curva de produção regista uma queda contínua, atingindo algumas horas depois da meia-noite o seu ponto mais baixo.
Há pessoas que têm um padrão de produtividade mais menos comum, tendo uma maior produtividade à tarde ou mesmo no final do dia / noite. O segredo está em conhecer bem o seu biorritmo e reservar as tarefas de maior complexidade para os momentos em que os seus níveis de produtividade produzem resultados mais otimizados. Há aplicações para smartphones que o podem ajudar a conhecer com maior rigor esta informação.
Uma vez conhecendo a sua curva de produtividade, podemos passar à etapa seguinte: estabelecer prioridades. Se não o fizer, andará ao ritmo das urgências que vão surgindo, correndo o risco de nunca ter tempo para o que é realmente importante, com todas as implicações que daí decorrem.
Apresentamos de seguida uma estrutura simples que o ajudará a tipificar as tarefas e a tomar as ações que as melhores práticas recomendam:
As prioridades estão claras mas pode ainda analisar, na lista abaixo, alguns fatores que lhe possam estar a consumir demasiada energia e recursos e a forma de os endereçar:
Falta de organização – decida que quer ser organizado e autodiscipline-se. Se é realmente importante para si, tome a decisão e mantenha-se determinado em mantê-la. Esteja vigilante a distrações, antigos padrões e mecanismos de auto-sabotagem. Lembre-se das razões que o levarão a tomar esta decisão e não se desvie deste caminho que escolheu. Precisará de uma grande dose de determinação e esforço inicial. A boa notícia é que os processos e hábitos que adotar se tornarão, ao final de um tempo (entre 1 a 3 meses de prática consistente e sem quebras de padrão) em comportamentos automáticos.
Falta de planeamento – planeie o dia antes de começar e deixe o trabalho organizado para o dia seguinte, antes de sair. Defina rotinas de atualização e revisão do planeamento. Tenha em conta o padrão de trabalho. Há funções em que é preciso contar com 10 a 20% de imponderáveis, outras em que é preciso contar com uma margem superior. Pode por exemplo bloquear na sua agenda tempo para “preparação e organização” como faz com qualquer outro compromisso. Assim, ao agendar reuniões e outras tarefas, manterá sempre uma margem para imprevistos, nos slots de tempo que marcou consigo próprio.
Dificuldade em dizer não – esta dificuldade é uma das razões mais frequentes para viver num caos, sempre com a sensação de estar em falta. Não recomendamos aqui que diga não só porque sim, ou se torne num daqueles profissionais que faz parte do problema em vez da solução. O que queremos dizer é que se não sinalizar os limites do que pode fazer, os outros agirão como se o seu tempo e recursos fossem ilimitados. E pior, ao aceitar compromissos que não vai conseguir cumprir, acabará por não dar resposta aos pedidos com que se comprometeu, colocando em risco a sua credibilidade e causando um problema ainda maior a quem estava a confiar na sua palavra. Escute o pedido, sem criar expectativas no interlocutor. Autorize-se a ter tempo para analisar o que lhe é possível fazer e em que prazo. Se puder dizer sim, diga-o. Se não lhe for possível, seja claro sobre isso, sem ser desagradável nem entrar num rol de desculpas. Assim o seu interlocutor terá possibilidade de procurar outras alternativas ou, se não existirem, flexibilizar o pedido e estar consciente dos riscos de derrapagem.
Interrupções frequentes – se está muito exposto a interrupções, tenha isso em conta no seu planeamento. Se as interrupções tendem a “entrar pelo seu espaço de trabalho” receba a pessoa de pé. Outra alternativa ainda melhor é sugerir que a conversa decorra no espaço da outra pessoa. Assim poderá sair logo que o assunto tiver sido tratado, e evitar o embaraço de ter de convidar o outro a retirar-se. Pode ainda estabelecer regras simples: responde a pedidos de ajuda no final do dia, ou noutro slot de tempo mais adequado para si e para os outros. Numa fase inicial, terá de comunicar esta nova regra e ser coerente com ela. De outra forma, ninguém o levará a sério e cada exceção que aceite é um sinal de que a regra pode ser quebrada.
Reuniões pouco produtivas – comece a horas, mantenha as intervenções dentro da agenda (remeta para outros fóruns quando adequado), acorde regras de comunicação e eficiência (não repetir o que foi já dito; posições claras com votação de braço no ar; objetividade e síntese nas intervenções; temas insuficientemente preparados ou fundamentados, são remetidos para a reunião seguinte;…). Feche os temas com decisões rápidas, desencorajando comentários e considerações que atrasam os trabalhos e não trazem nada de substancial para os temas.
Utilização ineficiente do mail – Coloque sempre o assunto da mensagem. Ajudará a salvar tempo a quem vai ler e terá ganhos significativos quando quiser procurar por assunto. Não envolva quem não está diretamente implicado no tema. Seja breve e estruture a informação por tópicos. Programe o seu mail com filtros / encaminhamento de mails para diferentes pastas. Se o assunto for complexo, opte por telefonar ou por uma breve reunião.
Uma melhor gestão de tempo pode aumentar os seus níveis de realização profissionais e um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Uma mudança de padrão requer, nos primeiros tempos, disciplina, determinação e muita força de vontade.
Pode ser uma boa ideia fazer uma lista de todos os benefícios que vai apreciar quando tiver calibrado os seus padrões de gestão de tempo e relê-la de tempos a tempos, para manter o entusiamo e a determinação.
Começar é simples. O segredo é manter o foco e a determinação!
