Uma década é tempo suficiente para uma criança completar o ensino primário, para um Presidente da República realizar dois mandatos, ou até para uma equipa desportiva ser pentacampeã da sua modalidade… duas vezes consecutivas. Mas, em termos fiscais, dez anos é o período mínimo obrigatório em que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos isto, se não existir outro prazo que resulte de disposição especial.
Do ponto de vista de compliance, isto determina a necessidade de garantir que as faturas, documentos de transporte, recibos ou outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, se mantêm em bom estado, ao abrigo de incidentes e da degradação material que o tempo dita, podendo resultar em dano, perda ou extravio. Uma gestão de risco que obrigou as empresas, durante muitos anos, a alugar ou construir instalações adequadas para o arquivo.
Em 2019, tudo mudou, com o Decreto-Lei 28/2019, que veio permitir que os documentos referidos que se apresentem em formato papel possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico. Isto correspondeu a uma mudança de fundo para as empresas, que passaram a poder alojar na cloud toda esta documentação.
Se juntarmos a isto, a oportunidade de ter acesso centralizado aos documentos em qualquer hora e em qualquer lugar, organizados e categorizados por “compras”, “vendas”, “bancos”, “pagamentos” ou “recebimentos”; a possibilidade de extração de dados através de QR Code; e, ainda, a automatização de lançamentos contabilísticos, temos uma promessa de compliance perpétua.
Através de integrações, torna-se também possível a importação e lançamento dos documentos na contabilidade, a associação da contabilização ou o cruzamento da informação entre o e-Fatura e o arquivo digital.
Com o arquivo digital, em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos, pode abdicar dos arquivos físicos, reduzindo custos e aumentando a produtividade, com a certeza de que todos os documentos estão guardados pelo período de arquivo exigido por lei e cumprindo todos os requisitos legais associados ao arquivo digital de documentos.
Na prática, a utilização de arquivos digitais contribui para corrigir um pouco a Lei de Lavoisier. Afinal, nada se perde, mas muito se ganha e outro tanto se transforma. Documentação em informação. Arquivo em compliance e segurança documental.
