A gestão eficiente dos fluxos de documentação física rececionados no dia-a-dia nos escritórios e a dificuldade na sua distribuição, especialmente num momento em que se verifica uma tendência para o trabalho remoto ou híbrido, tornaram as soluções de mailroom num fator de diferenciação e competitividade.
Através destas soluções é possível integrar numa única plataforma os fluxos de informação tradicional em papel e os rececionados em formato digital e complementar com aplicações de gestão documental, combinando recursos tecnológicos com recursos humanos especializados, que asseguram o registo da documentação, a extração dos dados relevantes e a conversão em formato digital dos documentos em suporte físico, bem como a distribuição aos destinatários de forma ágil e controlada, permitindo aceder aos mesmos a qualquer hora e em qualquer lugar.
Adicionalmente, a introdução de ferramentas de machine learning de forma a automatizar o reencaminhamento da documentação, tendo como objetivo a diminuição de intervenção humana no processo.
A aposta em soluções de mailroom é uma realidade, sendo esta uma unidade operacional crítica e essencial quer em grandes empresas, edifícios ou parques empresariais. A transformação da maioria dos processos físicos de um mailroom em formato digital, com os consequentes ganhos em termos de agilidade e eficiência, garante uma verdadeira gestão de informações dentro das organizações com benefícios quer em termos de melhoria de produtividade, garantida pela automação de processos e acesso imediato a informações do negócio, quer em termos ambientais: maior economia de papel, menos impressões, minimização das deslocações para entrega dos documentos originais e otimização na gestão de arquivos físicos.
Sendo o teletrabalho uma realidade implementada e bastante testada nos últimos tempos, a utilização de pontos de receção e expedição de documentação, facilita e agiliza o acesso a todos os que se encontram nessa situação, permitindo receber toda a informação que lhes é destinada e promover o envio quando necessário.
O equilíbrio entre a rapidez necessária para garantir a dinâmica dos processos de negócio relacionados a fluxos de informação e a sustentabilidade é um dos desafios que as organizações têm de enfrentar no curto prazo.
A sociedade está cada vez mais sensível às questões relacionadas com o meio ambiente e a procura de atividades sustentáveis e a adequada gestão dos processos de correspondência permite aliar a sustentabilidade ao desenvolvimento dos negócios.
