Desde inícios de 2020 que as oito unidades residenciais Montepio atravessam uma fase de profunda transformação no que respeita à digitalização de processos. Ainda antes de todos sermos impactados pela pandemia já o plano de transição digital estava traçado e acabou por ganhar ainda mais relevância.
O plano era ambicioso, envolveu dezenas de pessoas e está em fase avançada de concretização. Esta foi uma daquelas revoluções em que não restou pedra sobre pedra. Ou melhor, restou apenas o ERP PRIMAVERA que acompanha o projeto desde 2010. Os restantes sistemas foram substituídos por soluções mais ágeis e toda a infraestrutura tecnológica alterada para equipamentos mais atuais.
“Reestruturamos e uniformizamos todos os processos de modo a obtermos informação analítica, quer ao nível do orçamento, quer do plano de negócios, quer daquilo que é executado mensalmente quer dos desvios. Toda a informação vai beber ao PRIMAVERA e isso permite-nos ter informação consolidada nos diversos patamares, operacional, gestão intermédia e administração”, adianta António Gouveia, Administrador Executivo.
O responsável acrescenta ainda que “as equipas neste momento têm um sistema de informação que lhes permite responder às suas necessidades, o sistema está mais alinhado com a operação e com a gestão. Agora temos mais simplicidade, maior controlo, maior visibilidade daquilo que ocorre em tempo real”.
Um processo de transformação digital 360
“Transformamos a arquitetura tecnológica, fizemos uma total reengenharia de processos e substituímos as infraestruturas que suportam as aplicações, foi uma transformação de baixo para cima que só foi possível devido às características do ERP PRIMAVERA”, diz o Administrador Executivo.
O projeto ainda não está terminado, mas as mudanças já são bem percetíveis, não só na qualidade da informação de apoio à gestão, como na rapidez de acesso aos dados. Agora, as oito residências partilham o mesmo modus operandi processual, os mesmos sistemas de informação e a mesma base de dados de suporte à tomada de decisão, uma uniformização que já trouxe enormes ganhos para a organização.
Interoperabilidade é a palavra-chave em toda esta transformação
Numa atividade muito complexa, que funciona 24h/dia, com serviço presencial e online, oito unidades distintas, 1058 camas e perto de 1000 colaboradores – 750 integrados no headcount e 350 em regime de prestação e serviços – a centralização da informação é vital.
A interoperabilidade entre os sistemas é a chave deste ecossistema tecnológico, sustentado em quatro pilares fundamentais, que são o sistema de gestão clínica, o sistema de gestão da assiduidade, o sistema de gestão documental e o ERP PRIMAVERA.
“Ao nível da convergência da informação, o ERP PRIMAVERA tem sido fundamental, é o centro de toda a informação e o ponto a partir do qual gerimos toda a atividade. Não seria possível um projeto com tamanha personalização se não fosse o ERP PRIMAVERA”, conclui o responsável.
Para 2022 está ainda prevista a implementação da solução de Business Intelligence da PRIMAVERA, que irá permitir obter dashboards de apoio à decisão estratégica, tática e operacional e em 2023 a migração para a versão 10 do ERP PRIMAVERA.
