A produtividade é um indicador que representa a eficiente utilização de recursos – tempo, monetários e humanos, etc. – para a produção de produtos e/ ou serviços. Em 1995, Portugal contava com um nível de produtividade 31% inferior ao indicador médio da União Europeia. No decorrer dos 25 anos seguintes, o país tem sido incapaz de aumentar a sua produtividade e, consequentemente, o seu crescimento económico, tendo atingido em 2020 uma produtividade 34% inferior à média europeia. Assim, num cenário pré-pandémico, Portugal ocupava o 6º lugar dos países com menor produtividade por hora de trabalho da União Europeia[1]. Por outro lado, de acordo com o Eurostat[2], Portugal é um dos países europeus em que se trabalha mais horas por semana, o que poderá indicar que existem oportunidades de melhoria na forma como se trabalha.
A adoção de tecnologia e a otimização dos processos tem um impacto positivo na performance das Organizações, permitindo, entre outros, a redução de erros e recursos na execução de processos, melhorias na alocação de recursos humanos, a libertação de pessoas para a execução de tarefas de maior valor acrescentado, etc. Outras vantagens existem, mas julgo que a mensagem é clara: perante mercados cada vez mais tecnológicos e competitivos, torna-se imperativo alcançar uma maior eficiência dos fatores produtivos das Organizações e melhorar a forma como estes são consumidos ao longo dos seus processos.
Contudo, desbravar este caminho para atingir estes objetivos pode ser desafiante e, em alguns casos, parecer uma tarefa avassaladora, seja por falta de formação, capacidades ou iniciativa. Uma solução para maximizar a eficiência dos processos pode passar por uma Digital Process Factory (DPF). DPF é uma metodologia que tem como objetivo, num curto período de tempo (5-6 semanas), diagnosticar os processos e identificar e comparar soluções de otimização, para posterior implementação.
Para tal acontecer, os processos são analisados através da medição e levantamento dos principais indicadores das atividades que os constituem – volumes, frequência, duração, etc. -, incluindo a análise da produtividade e improdutividade natural associadas, de forma a identificar quais os processos com maior potencial de otimização.
Depois, com base na análise dos processos e das métricas levantadas, a DPF possibilita a identificação e comparação das potenciais soluções para diminuir ineficiências processuais, podendo estas variar desde soluções tecnológicas (tais como Chatbots, Robotic Process Automation, Process Mining, Workflows, etc.), à externalização de processos, entre outras. Para aprovação e priorização das iniciativas identificadas, recorre-se a análises à viabilidade financeira de acordo com o risco, potencial de poupanças e investimento necessário.
Tal como o nome indica, a aplicação da metodologia DPF segue um modelo de fábrica, com base numa metodológica de análise em massa dos processos, que procura garantir as soluções de otimização mais adequadas, com o suporte de equipas multifacetadas, constituídas por diferentes perfis e bases de conhecimentos.
Sabendo-se que a capacidade produtiva do país é um fator crítico de crescimento e da melhoria da qualidade de vida das populações, é importante que as Organizações tirem proveito do digital, para que, em conjunto, Organização a Organização, o país consiga tirar total partido da transformação tecnológica em que vivemos; e nesse campo a otimização de processos e a implementação de metodologias como a Digital Process Factory serão cruciais.
[1] Dados divulgados pela PORDATA em 2019
[2] Dados divulgados pelo EUROSTAT em 2021 – Average number of actual weekly hours of work in the main job, 2021
