Do ponto de vista da empresa, há uma pergunta que nem sempre é feita atempadamente: o que leva consigo um trabalhador quando sai?
A resposta mais óbvia é a experiência, o conhecimento e as competências adquiridas ao longo dos anos. Tudo isso faz, naturalmente, parte do percurso profissional de cada pessoa. O problema começa quando saem também documentos, bases de dados, listas de clientes, informação comercial ou outros ativos que pertencem à organização.Num contexto em que grande parte da atividade profissional é desenvolvida através de meios digitais, esta questão assume particular relevância.
A informação empresarial deixou há muito de estar apenas na memória interna do computador da empresa. Está distribuída por contas de e-mail, serviços de cloud e aplicações de comunicação, podendo, em segundos, ser copiada ou enviada para endereços privados.
A inbox é talvez o exemplo mais evidente. Ao longo dos anos, um trabalhador pode acumular milhares de mensagens e anexos com contratos, informação sobre clientes, propostas comerciais ou documentos confidenciais. O facto de ter tido acesso legítimo a essa informação durante a relação laboral não significa, porém, que possa conservá-la ou utilizá-la depois de aquela terminar. O mesmo sucede com a propriedade intelectual. Software, estudos, apresentações, bases de dados ou outros materiais produzidos durante a relação laboral podem representar ativos relevantes para uma empresa.
Quando um trabalhador sai, sobretudo quando vai para uma empresa concorrente, torna-se, por isso, essencial distinguir aquilo que integra legitimamente a sua experiência profissional daquilo que constitui informação confidencial, segredo de negócio ou um ativo da antiga entidade empregadora.
É precisamente nesta fronteira que surgem muitos conflitos. A suspeita de que foram copiados ficheiros antes da saída, transferidas bases de dados, encaminhados e-mails para contas pessoais ou utilizada informação comercial junto de um novo empregador pode rapidamente transformar uma saída aparentemente pacífica num litígio.
Quando isso acontece, o problema não é apenas jurídico. É necessário perceber que informação saiu, quando e por que meios, quem lhe acedeu e que utilização lhe foi dada. Em muitos casos, será ainda necessário agir rapidamente para impedir a utilização ou divulgação dessa informação e preservar prova do que aconteceu.
Neste contexto, muitas organizações descobrem que um bom contrato de trabalho, apesar de essencial, não resolve tudo. A proteção deste tipo de informação exige uma combinação entre regras claras, medidas técnicas e procedimentos internos adaptados à realidade de cada empresa.
Há, pelo menos, cinco aspetos fundamentais a ter em conta. O primeiro é assegurar a existência de cláusulas contratuais ou políticas internas adequadas em matéria de dados pessoais, propriedade intelectual, utilização de equipamentos e sistemas, confidencialidade e, sempre que necessário, não concorrência.
O segundo é perceber quem tem acesso a quê, assegurando que cada trabalhador apenas acede à informação necessária para o exercício das suas funções.
O terceiro é controlar a forma como essa informação pode sair da organização, nomeadamente através do envio de documentos para contas externas, da utilização de serviços cloud e de dispositivos externos, bem como do download de ficheiros.
O quarto passa por garantir que os acessos são revistos e eliminados no momento adequado e que existem registos que permitam, se surgir um problema, perceber que documentos foram consultados, copiados ou transferidos, por quem e em que momento.
Por último, é essencial existir um procedimento de saída claro, que inclua, designadamente, a devolução de equipamentos, o encerramento ou a transferência de contas e a eliminação de informação empresarial que eventualmente possa subsistir em dispositivos ou contas pessoais.
Mais do que questões contratuais, trata-se, portanto, de questões de gestão e, sobretudo, de governance. E podem fazer a diferença entre prevenir um problema e ter de o discutir, meses depois, em tribunal.
A saída de um trabalhador não deve, por isso, resumir-se à entrega de um computador e à desativação do e-mail. Deve, antes, ser tratada como um processo da empresa devidamente estruturado e que envolve a intervenção de diferentes equipas.
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